Angebote erstellen

Zunächst möchte ich gern darauf hinweisen, dass es zwar schön ist, viele Angebote abgegeben zu haben – doch entscheidend ist ja nicht die Anzahl der Angebot, sondern die Anzahl gewonnener Aufträge und vor allem der Ertrag den man damit erzielt. Hören Sie auch auf Ihr Bauchgefühl, wenn es darum geht, einem Interessenten auch tatsächlich ein Angebot zu erstellen. Je mehr Zeit Sie für den Vorgang der Angebotserstellung benötigen, desto eher sollten Sie auch selektiv sein, und im Vorfeld per Telefon über vertriebliche Fragen, die Sie stellen, die Spreu vom Weizen zu filtern. Meine Empfehlung lautet: lieber sieben Angebote als zehn, dafür investieren Sie dann lieber Zeit bei den sieben, auch Ihre persönliche Note einzubringen, zum Beispiel in individuellen persönlichen Emails, an denen das jeweilige Angebot angehängt ist.

Wenn Sie aufgefordert sind, ein Angebot abzugeben, so sollten Sie stets den telefonischen oder persönlichen Kontakt suchen, zu der Person oder sogar zu den Personen, die Ihnen Fragen beantworten können, die Sie unbedingt im Vorfeld der Angebotsabgabe stellen sollten. Warum sollten Sie immer viel fragen?

Das Interessante ist, dass Sie nur dann ein gutes oder passendes Angebot abgeben können, wenn Sie genau wissen, worauf es dem Interessenten ankommt. Je genauer Sie es wissen, und je mehr Fragen Sie stellen, desto exakter werden Sie das anbieten können, wofür Sie hinterher auch den Zuschlag bekommen. Ihren Wunsch, viele Frage zu stellen, können Sie auch sehr leicht begründen: „Da wir Ihnen wirklich gern ein maßgeschneidertes Angebot machen möchten, habe ich einige Fragen, die ich gern mit Ihnen ausführlich durchgehen möchten – können wir das jetzt gleich machen oder wollen wir uns zu einem Telefonat verabreden?“ Insbesondere dann wenn ein Interessent auf Sie zugekommen ist: je mehr Fragen Sie stellen, desto besser. Je mehr Sie von ihrem Fach verstehen, desto kompetentere Fragen können Sie stellen. Kann es auch eine Option sein, nachdem Sie die Antworten gehört haben, gar kein Angebot abzugeben? Unbedingt! Sofern Sie durch die Antworten auf Ihre Fragen feststellen, dass der Interessent, egal ob er auf Sie zukam oder Sie ihn aktiv akquiriert hatten, zu weit weg ist von Ihrem Idealkundenprofil, dann sollten Sie ihm das offen und direkt sagen. Helfen Sie ihm weiter z.B. mit Gratis-Tipps, wertvollem Content oder einem Tipp, wer aus Ihrem Netzwerk ein guter Ansprechpartner für ihn sein könnte. Schriftliche Anfragen kann man manchmal, sofern man sich sicher ist, auch direkt weiterleiten anstatt sie persönlich zu bearbeiten. Sofern jemand schnell und kompetent etwas hört nach einer schriftlichen Anfrage, ist das immer positiv, auch wenn er nicht von Ihnen persönliche etwas hört. Man kann und muss sich einfach nicht um alles persönlich kümmern. Übrigens: Im Schnitt erhält man auf 10 Anfragen innerhalb von 2 Werktagen nicht mehr als 50% Rückmeldungen.  Das haben wir zwischen 2001 und 2005 mehrfach ausprobiert – bezogen auf die Dienstleistung „Telefonakquise“.  Sofern Sie also bei Anfrage zeitnah – am besten am gleichen Tag reagieren, haben Sie statistisch gesehen schon die Hälfte potenzieller Mitbewerber  hinter sich gelassen.

Reden wir jetzt von der Zeit nach der Angebotsabgabe. Nun haben Sie das Angebot abgegeben, was ist nun wichtig? Als Erstes sei der Hinweis erlaubt, dass der Brauch drei, fünf Tage oder sogar länger zu warten, bevor man erstmals telefonisch nachfasst, zu den schlimmsten Dingen gehört, die man sich angewöhnen kann. Nichts spricht dagegen, am gleichen Tag und sogar unmittelbar im Anschluss nachzufassen, nachdem man z.B. eine E-Mail geschickt hat. Andere Variante, die sehr nützlich und fast noch besser ist: Man kann zum Beispiel während des Telefonates zur Klärung von Detailfragen bereits einen Tag innerhalb der nächsten fünf Werktage festlegen, an dem man sich verabredet, um über das Angebot am Telefon zu sprechen.  Sie könnten z.B. so verbleiben: „Herr Müller, wenn ich mich hinsetze und das Angebot für Sie erstelle, möchte ich mich schon auch sehr gern jetzt gleich verabreden, wann wir darüber am Telefon sprechen können. Wann ist da die nächsten zwei bis drei Tage ein guter Moment für Sie, so dass wir jetzt einen Telefontermin ausmachen können?“ Betrachten Sie es mal so: wenn jemand nach Ihrer Angebotsabgabe keine Zeit hat – oder sie sich nicht nehmen will – warum sollten Sie dann Ihre Zeit investieren? Natürlich gilt gerade hier: keine Regel ohne Ausnahme! Letztlich sollten Sie immer auch auf Ihr Bauchgefühl hören. Oder Ihren Vertriebsleiter oder Vertriebscoach fragen!

Den „Nachfasstag“ – oder auch zwei oder mehrere Alternativen – kann man alternativ auch in den Text der Mail oder in das Angebot gleich einbauen, dann man einen idealen Aufhänger nachzufragen, welcher Tag es denn werden soll.

Der Einstieg in das Nachfasstelefonat ist ein ganz entscheidender Moment. Wie sollte man den gestalten?  Die Wahl der Worte spielt eine große Rolle, wie man am Telefon rüberkommt, wobei man nie vergessen darf dass Ihre Stimmung, Ihre Stimme, die Modulation, also die Art und Weise, wie Sie rüberkommen – ebenfalls sehr entscheidend sind. Zurück zur Gestaltung des Nachfassanrufs. Vergleichen Sie folgendes:  Beispiel1: „Ich wollte mal nachhören, ob Sie das Angebot erhalten haben und ob wir sonst noch etwas für Sie tun können?“ mit Beispiel2:
„Ich melde mich, um über das Angebot zu sprechen, hoffe, das geht in die richtige Richtung und möchte gern darüber sprechen, wie wir nun miteinander ins Geschäft kommen können. Wie ist denn Ihre aktuelle Einschätzung?“  In Beispiel1 kann das Telefonat sehr, sehr schnell zu Ende sein, Sie geben die Gesprächsführung ab und sind dem Gesprächspartner ausgeliefert. Der letzte Satz in Beispiel2 ist eine W-Frage, die den anderen so öffnet, dass Sie mit großer Wahrscheinlichkeit in Stück weit wissen woran Sie sind, und mit dem ganzen Satz beeinflussen Sie sogar positiv eine Entscheidung für Ihr Angebot!

Fragen Sie bitte niemals nach, ob der Angerufene das Angebot bekommen hat – sondern sprechen Sie immer direkt über das Projekt, dass Sie zusammenplanen. Oder anders gesagt: denken Sie immer an Ihr Ziel orientieren Sie sich daran!

„Ich möchte kurz mit Ihnen über unsere geplante Zusammenarbeit sprechen. Haben Sie jetzt gerade einen Moment Zeit?“ Die Frage nach der Zeit signalisiert, dass Sie jederzeit respektieren, wenn es derzeit ungünstig ist. Danach zu fragen, ob er es bekommen hat,. bringt Ihnen ausschließlich Nachteile. (Siehe soever Tipp XX – Umgang mit Infoversand).

Wenn er wirklich nichts bekommen hat, wird er das ohne Umschweife sagen – mit großer Wahrscheinlichkeit. Dann kann man immer noch entsprechend darauf reagieren. Also: steuern immer geradewegs auf Ihr Ziel zu, vor allem beim Nachfassen von Angeboten.

„Was kann ich heute noch tun, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass wir miteinander ins Geschäft kommen?“ ist eine weitere gute Frage, die verdeutlich, dass Sie den Auftrag wirklich haben möchten. Nun möchte ich noch vier Gründe aufführen, weshalb ich empfehlen nicht zu fragen: „Haben Sie unser Angebot denn erhalten?“ Erstens: Sofern Ihr Gesprächspartner es zwar erhalten hat, jedoch noch nicht gelesen – gewinnen Sie mit der Frage nicht viel. Es ist ihm vielleicht sogar unangenehm, es noch nicht gelesen zu haben in dem Moment. Zweitens: Sofern es zwar im Unternehmen angekommen ist, jedoch nicht auf seinem Schreibtisch – hat er es tatsächlich noch nicht und Sie werden mit Ihrer Frage nur ein „Nein“ kassieren können –und wir wollen ja möglichst positiv kommunizieren und lieber ein „Ja“ als ein „Nein“ vom Gesprächspartner hören.  Drittens:  Er hat das Angebot erhalten, und hat allerdings keinen positiven ersten Gesamteindruck gewonnen. Dann werden Sie mit Ihrer Frage sehr schnell damit konfrontiert werden. Viertens: Er hat das Angebot erhalten, und es hat ihm gut gefallen! In diesem Fall macht die Frage nicht viel kaputt, doch sie brauchen sie auch nicht wirklich. Sagen Sie statt dessen folgendes: „Guten Tag Herr XY, ich freue mich, dass wir miteinander im Gespräch sind, und frage mich, was ich heute noch tun kann, dass wir auch bald miteinander ins Geschäft kommen. Mögen Sie sich gerade ein paar Minuten Zeit nehmen?“ Verkaufspsychologisch gesehen erreichen Sie mit dieser Art Nachfassfrage folgendes: Sie dokumentieren, dass Sie nicht nur plaudern wollen, sondern wirklich eine Geschäftsbeziehung anstreben. Der erste Teil Ihrer Aussage zeugt von Entschlossenenheit. Der zweite Teil ist eher höflich und zurückhaltend – vermutlich  wird der andere sich die Zeit nehmen, und wird ja durch Ihre Frage nicht direkt mit dem Inhalt des Angebotes konfrontiert  sondern  damit, ob er sich gerade bereit ist, Zeit zu nehmen.
Ganz wichtig:  Sie sollten schnell wieder dahin kommen, mit F-Fragen das Gespräch zu führen – z.B. „ Herr Müller, lassen Sie uns kurz darüber reden wie wir nun miteinander ins Geschäft kommen können. Wie ist denn Ihre aktuelle Einschätzung zu unserem Angebot?“
Letztlich gilt: Ihre eigene Strategie rund um „Angebote“ wird immer eine sein, die auch individuell auf Sie zugeschnitten ist, diese muss man erarbeiten, damit es ein Gesamtkonzept gibt , wo die einzelnen Bausteine aufeinander abgestimmt sind: 1. Wann soll ich ein Angebot abgeben? 2. Wie sollte es gestaltet sein? 3. Wie fasse ich nach, wie gehe ich mit möglichen Einwänden um? Dank dieses Tipps sollten Sie nun ein paar generelle Anregungen rund das Thema „Angebote“ erhalten haben!